Die elektronische Verarbeitung von Informationen und Dokumenten kommt heutzutage in fast jedem Unternehmen zum Einsatz. Diesen Umstand möchte sich auch das Finanzamt für die Steuerprüfung zu nutze machen.

Dafür hat das Bundesministerium für Finanzen am 16. Juli 2001 den rechtlichen Rahmen geschaffen, die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU). Seit dem 1. Januar 2002 ist der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen.

Jedes Unternehmen ist unter Androhung von Sanktionen aufgefordert, die Voraussetzungen zu schaffen. Folgende Anforderungen werden von der GDPdU gestellt:

1. Digitale Unterlagen (Datensätze und Dokumente) sind in originärer Form auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren.
2. Die Archivierung muss derart erfolgen, dass die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt ist.
3. Es ist ein wahlfreier Zugriff zu realisieren, der die archivierten Daten vollständig bereitstellt.
4. Das Archivsystem muss Auswertungsmöglichkeiten gewährleisten, die in quantitativer und qualitativer Hinsicht, denen des Produktivsystems gleichwertig sind.

Diese Anforderungen an die Archivierung der Datenbestände haben Auswirkungen auf die Organisation jedes Unternehmens. Es wird somit ein Verfahren benötigt, welches unkompliziert und kostengünstig sein sollte und möglichst noch einen Zusatznutzen für das Unternehmen mitbringt.